Contrairement à un véhicule de service, prévu uniquement pour une utilisation dans un cadre professionnel, le véhicule de fonction, destiné à un usage mixte (déplacements professionnels et personnels), est très réglementé. Qui doit payer l’amende en cas d'infraction commise par le salarié ? Est-ce que le salarié est obligé de restituer le véhicule en cas de dispense de préavis ? L’employeur peut-il annuler unilatéralement cet avantage ? Ce dossier apporte les éléments de réponse à toutes vos questions en suspens.
D’abord, il est nécessaire de faire la distinction entre véhicule de fonction et véhicule de service.
Dans le premier cas, le salarié est autorisé à utiliser le véhicule que ce soient pour des déplacements professionnels ou personnels, pendant les week-ends (samedi et dimanche) ou pendant les périodes de vacances.
Le véhicule est considéré comme un avantage en nature, dans le cas où il est mis à disposition en permanence au salarié et que ce dernier peut s’en servir pour des besoins personnels en dehors des heures de travail.
Dans ce cas, l’avantage est considéré comme accessoire au salaire, et donc soumis aux cotisations sociales et patronales. Il doit faire l’objet d’une ligne supplémentaire sur le bulletin de paie et déclaré à l’administration fiscale.
La mise à disposition du véhicule de fonction au salarié est prévue contractuellement et la suppression de cet avantage constitue une modification essentielle au contrait de travail.
Il est aussi bon de rappeler que l’employeur n’a pas le droit de supprimer les indemnités kilométriques destinées à compenser les frais engagés par le salarié pour l’usage de son véhicule à titre professionnel et proposer à la place un véhicule de société au salarié (Cass. soc. 30 mars 2011, n° 09-68723).
Quant au véhicule de service, il est réservé pour un usage strictement professionnel. Il ne constitue pas un avantage en nature et n’entraîne aucune imposition supplémentaire. Le véhicule doit alors être rapporté à la fin de journée de travail. Ses modalités d’usage peuvent être précisées et formalisées dans une note de service destinée à l’ensemble du personnel, et il ne doit faire l’objet d’aucune clause spécifique dans le contrat de travail.
Selon la Cour de cassation, un fait intervenu dans le cadre de la vie privée du salarié ne saurait être considéré comme un motif valable de rupture du contrat de travail, sauf si l’employeur réussit à prouver que cette faute constitue un manquement à une obligation découlant dudit contrat.
Au regard de ce principe, la Cour de cassation estime que lorsqu’un salarié commet une infraction au volant du véhicule de la société, hors période de travail, le retrait ou la suspension du permis de conduire ne doit pas être une cause de licenciement disciplinaire (Cass. soc. 3 mai 2011, n° 09-67464).
Que se passe-t-il lorsqu’un salarié est victime d’un accident avec la voiture de sa société ? L’article R.211-2 du Code des assurances est clair à ce sujet : l’assurance automobile doit couvrir à la fois le souscripteur du contrat, le propriétaire du véhicule ainsi que tous les conducteurs autorités.
Si l’employeur autorise l’usage à titre personnel du véhicule, et que cette autorisation est signifiée par écrit dans le contrat de travail, le salarié pourra alors bénéficier de l’assurance responsabilité de l’employeur en cas d’accident.
Il faut toutefois rappeler que la notion de conducteur « autorisé » prévue dans l’article R.211-2 concerne uniquement le salarié. Dans le cas où le véhicule a été confié à un tiers (par exemple un membre de la famille) au moment de l’accident, le conducteur ne doit espérer guère bénéficier de l’assurance professionnelle de la société. Tel est l’avis rendu par la Cour d’appel d’Amiens le 13 septembre 1999 (n° 9801806).
Si la CNIL reconnait l’utilité de mettre en place un dispositif de géolocalisation dans un véhicule d’entreprise, l'autorité de régulation recommande toutefois de désactiver le système pendant les heures non travaillées (week-end, jour de repos…) et les temps de pause (déjeuner…). En clair, cela ne doit pas constituer un contrôle permanent du salarié concerné (Guide pour les employeurs et les salariés – Édition 2010).
Dans une décision en date du 12 décembre 2013 (Cass. Soc. 12.012.2013 : n°12-25298), la Cour de cassation précise que le défaut d’entretien du véhicule de fonction, s’il a causé un préjudice à l’entreprise, constitue une faute grave, et reste une cause réelle et sérieuse pour justifier un licenciement disciplinaire.
Selon les juges, le salarié doit assurer un entretien régulier du véhicule qui lui est confié. S’il s’agit d’une voiture en location avec option d’achat, le bénéficiaire doit procéder aux révisions périodiques préconisées par le constructeur.
Ce qu’il faut retenir : À travers cet article, le salarié aura désormais l’obligation de planifier lui-même les révisions de son véhicule de fonction.
