Contrat de travail et voiture de fonction

Que comporte un contrat de travail lorsque votre salarié détient une voiture de fonction ?

En principe, le salarié doit utiliser sa « voiture de fonction » uniquement pour ses déplacements professionnels. Mais certains employeurs tolèrent son utilisation à titre personnel. Elle constitue alors un avantage en nature, et est considérée comme un élément de rémunération.

Contrat de travail et voiture de fonction

Sa mise à disposition doit donc être prévue dans le contrat de travail pour en fixer les modalités d’utilisation, sauf s’il s’agit d’une « voiture de service », c’est-à-dire que le véhicule est réservé à un usage strictement professionnel. Dans ce cas, celui-ci ne fait pas l’objet d’une clause en particulier dans le contrat de travail. Il suffit de préciser les conditions d’utilisation dans une note de service pour en informer les salariés concernés.

Par ailleurs, le retrait du véhicule de fonction entraîne une modification essentielle du contrat de travail qui ne peut se faire sans l’accord du salarié.

Clause de mise à disposition d’un véhicule

Pour être valable, la clause de mise à disposition du véhicule doit figurer par écrit dans la lettre d’engagement ou dans le contrat de travail, sous l’intitulé : « Mise à disposition d'une voiture de fonction ».

Cette clause fixe les modalités d’utilisation du véhicule. Le bénéficiaire doit être clairement identifiable. Ainsi, les mentions obligatoires telles que le nom et prénom du salarié, la date de la mise à disposition, le type de véhicule, la marque, le modèle, la puissance, le numéro d’immatriculation ou le numéro de série doivent y figurer.

Si le véhicule est réservé à un usage strictement professionnel, la mention suivante doit être reprise dans le contrat : « Cette mise à disposition est réalisée en vue d’un usage strictement professionnel. Le salarié [prénom] + [nom] ne doit pas en conséquence se servir de la voiture qui lui est confiée pour ses besoins personnels ».

L’employeur peut éventuellement prévoir une limite du kilométrage autorisé par mois, mais aussi se soustraire à toute obligation en cas d’accident se produisant alors que le véhicule serait utilisé contrairement aux dispositions de la clause.

Lorsque les frais de carburant sont à la charge de l’employeur, la clause peut comporter la mention suivante : « Les frais d’essence et d'entretien courant du véhicule (révisions, vidanges… seront remboursés à [prénom] + [nom], soit sur présentation de factures, soit sur la base d’indemnités kilométriques fixées par l'administration fiscale pour l’évaluation des frais de voiture soumis à l'impôt sur le revenu ».

La clause doit également rappeler les modalités de calcul de l’avantage en nature : soit sur présentation de factures, soit sur la base du prix de revient kilométrique admis par l'administration fiscale pour l'appréciation des frais de voiture déductibles de l'impôt sur le revenu.

Cette base est définie, en janvier de l’année, par la direction générale des impôts et inscrite dans le bulletin Barèmes du Dictionnaire permanent Social. Elle comprend la valeur de la prime d'assurance (risque d'activité professionnelle).

Voiture de fonction et absences prolongées

Si le salarié s’absente du travail pendant une longue période, par exemple à la suite d’une maladie ou d’une maternité, il est autorisé à conserver son véhicule de fonction. C’est ce qu’a rappelé la Cour de cassation dans un jugement rendu en 2010 (Cass. Soc. 24 mars 2010) : en l’absence de toute clause contraire, l’avantage ne peut pas être retiré au salarié dont le contrat de travail est suspendu. L’avis rendu par la Cour de cassation s’applique ainsi à n’importe quel cas de suspension du contrat de travail, et que le salarié ait continué ou non à toucher une rémunération.

Si l’employeur souhaite récupérer la voiture de fonction en cas d’absence prolongée du salarié (maladie…), il doit prévoir une clause dans le contrat de travail prévoyant le retrait du véhicule en cas de suspension dudit contrat. En l’absence de quoi le salarié pourra continuer à utiliser le véhicule pendant son arrêt de travail.

Cette solution s’applique également pour les autres avantages octroyés à un salarié dans l’exercice de ses fonctions (logement de fonction, téléphone…), dont l’usage à titre privé constitue un avantage en nature.

Dispense du préavis du licenciement

Un autre avis de la Cour de cassation précise que le salarié licencié, dispensé de l’exécution de son préavis, peut continuer à bénéficier du véhicule de fonction qu’il utilise également pour un usage personnel jusqu’à extinction du contrat de travail (Cass. Soc. 8 mars 2000).

En effet, l’article L. 1234-5 du Code du travail prévoit que « l’inexécution du préavis, notamment en cas de dispense par l’employeur, n’entraîne aucune diminution des salaires et avantages que le salarié aurait perçus s’il avait accompli son travail jusqu’à l’expiration du préavis, indemnité de congés payés comprise ». Or, l’utilisation d’une voiture de fonction à titre privé constitue un avantage en nature et donc un élément de la rémunération.

Ce qu’il faut retenir : non seulement le salarié pourra continuer à utiliser le véhicule jusqu’à l’expiration du préavis non réalisé, mais en plus il n’est pas tenu de remettre les clés du véhicule, même si l’employeur s’engage à lui verser une indemnité compensatrice.

En effet, l’usage du véhicule correspond à l'exécution normale du contrat de travail qui ne prend fin qu’au terme du préavis (Cass. Soc. 8 Mars 2000).

Zoom sur la rémunération

Qu’il soit ou non précisé dans le contrat de travail, l’avantage en nature que constitue le véhicule de fonction est considéré comme un élément de la rémunération, et donc soumis aux cotisations sociales (retraite, maladie…). Cela n’a rien d'un détail, puisqu’il sera pris en compte dans le montant du salaire de référence et entrera dans le calcul des indemnités maladie et des droits de retraite. Conséquence directe sur le salaire : le revenu net après impôt sera réduit.

Pour éviter d’imputer cette perte à leurs salariés, certaines entreprises optent pour le remboursement des indemnités kilométriques. Ainsi, en cas d’usage du véhicule personnel pour des déplacements personnels, le tarif de remboursement devra être indiqué dans le contrat de travail, dans la convention collective ou dans un accord d’entreprise. À défaut de quoi, le barème fiscal devient la référence obligatoire. Il est alors recommandé d’établir au sein de l’entreprise un tarif kilométrique, qui sera précisé dans les contrats de travail, et formalisé dans une note de service.

Notons que le délai de prescription pour engager une action en justice est de 3 ans.

Modification du contrat de travail

Dès lors que le contrat de travail prévoit la mise à disposition d’une voiture de fonction au salarié, le retrait du véhicule constitue une modification essentielle dudit contrat qui nécessite le consentement du bénéficiaire.

Compte tenu du fait que le véhicule est un bien accessoire au contrat de travail, la disparition de l’avantage entraîne, à la charge du salarié, une obligation de restitution.

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