Dans une entreprise, la car policy est essentielle car elle permet de mettre en place une politique automobile rationnelle. Également appelée grille d’attribution, elle officialise le type de véhicule dont pourra bénéficier un salarié. Cela est indispensable étant donné que les modèles commercialisés par les constructeurs sont aujourd’hui légion (berlines, monospaces, SUV, etc.)
La car policy est généralement mise en place lorsque le parc d’une entreprise comptabilise plus de 20 véhicules. En effet, à partir de ce volume, des éléments de gestion imposant un encadrement interviennent. L’établissement de cette charte vise à solutionner les problèmes pouvant survenir.
Celle-ci permet notamment aux collaborateurs de profiter d’un accompagnement transparent concernant le choix de leur véhicule et de connaître leurs droits et leurs devoirs. L’entreprise, quant à elle, est en mesure de s’organiser plus facilement, en particulier sur le plan légal. À noter que la car policy comprend la politique générale de la société, la grille de véhicules ainsi que les conditions d'utilisation.
La car policy comporte l’ensemble des critères pour une voiture de fonction (les critères acceptés comme les critères refusés). Taille des véhicules, cylindrée, prix, niveau de finition, options éventuelles, type de motorisation et autres sont autant d’éléments à prendre en compte.
Cependant, pour le gestionnaire de parc, le Total Cost of Ownership (TCO) est certainement l’élément le plus déterminant car il regroupe la totalité des coûts de possession (carburant, entretien, usure, revente, etc.). Les émissions de CO2 doivent également être surveillées en parallèle du fait de leur impact sur la Taxe sur les véhicules de société (TVS).
La voiture de fonction est connue pour être un outil de fidélisation et de récompense du collaborateur. Cependant, il peut parfois arriver que cet argument ne suffise plus. Dans ce cas, il s’avère utile d’accorder une option qui n’a pas été prévue à la car policy.
Cette dernière reste néanmoins cruciale car elle permet de limiter les tentations en mettant notamment à disposition des employés de même rang hiérarchique la même catégorie de véhicules. Ainsi, la paix dans les bureaux est maintenue.
La car policy fixe également les conditions d’utilisation des véhicules. Si les entreprises indiquent généralement dans ce paragraphe que le collaborateur doit utiliser la voiture mise à sa disposition de façon responsable, elles y détaillent aussi souvent des actes plus précis à effectuer (lavage mensuel de l’extérieur et de l’intérieur du véhicule, contrôle du niveau d’huile et de la pression des pneus, etc.).
D’ailleurs, pour favoriser le respect de ces consignes, une car policy comprend la plupart du temps des sanctions qui sont souvent de nature pécuniaire.
Dans une entreprise, la voiture de société ou de service est à distinguer du véhicule de fonction. En effet, leur usage n’est pas le même. Par ailleurs, leurs bénéficiaires sont différents. Dans le premier cas, la voiture se présente comme un outil de travail.
Par conséquent, il convient d’examiner les caractéristiques du modèle mis à disposition pour s’assurer qu’il permet d’accomplir les tâches à réaliser.
Par exemple, alors qu’un véhicule utilitaire est davantage adapté aux interventions d’un technicien, un représentant amené à transporter régulièrement des produits volumineux, lui, aura plus d’intérêt à rouler dans un SUV ou un break.
À noter que l’usage d’une voiture de fonction à titre privé est interdit. Le type de modèle ainsi que les règles d’utilisation seront consignées dans la car policy.
Tenant davantage du management, le deuxième cas s’avère plus complexe. Le salarié se voit en effet accorder un véhicule dont il peut se servir à des fins privées en fonction de son rang hiérarchique. Les bénéficiaires de cet avantage sont donc répartis en diverses catégories.
Par exemple, la voiture mise à la disposition d’un commercial ne sera pas la même que celle dont bénéficie le dirigeant. La politique automobile liée à ce point est également indiquée dans la car policy. Il existe 2 possibilités :
Les avantages de la car policy sont donc incontestables. Tout d’abord, elle permet d’éviter les litiges et de rationaliser le poste automobile. Ensuite, elle rend possible la rationalisation du poste automobile sur le plan économique et la mise en place d’une grille déterminant les marques et les modèles parmi lesquels les salariés pourront choisir. Enfin, elle permet de déterminer clairement les droits et les obligations des différentes parties.
