L’entreprise française Atos vient de faire un grand pas en avant dans l’automatisation de certaines de ses activités. Spécialisée en fournitures de services numériques, la société niortaise a mis au point un système de gestion de sa flotte automobile. Il faut savoir que désormais, le responsable de gestion de parc automobile ne fait plus que suivre l’avancement des dossiers.
Atos est une entreprise française qui est spécialisée dans la fourniture de services numériques : BigData, infogérance, solutions cloud, conseils et autres. La mise en place de cet outil de gestion de flotte automobile ne pouvait alors être qu’évidente.
En sachant que c’est un service externalisé, Atos doit considérer certains paramètres-clés tels que la sécurité des données, la coordination des informations, etc. En effet, il ne faut pas oublier qu’il s’agit ici d’un parc de 800 voitures, dont 340 véhicules utilitaires et 430 véhicules de fonction, tous en location longue durée.
Atos dispose d’un parc automobile d’environ 800 voitures, dont 430 véhicules de fonction et 340 véhicules utilitaires. Comme il s’agit de véhicules en location longue durée, la gestion du parc devenait de plus en plus complexe.
Afin de réduire l’effectif affecté à cette gestion de flotte automobile, la société niortaise a décidé de mettre en place un outil de gestion et de pilotage de son prestataire. Cela semble une évidence car Atos est spécialisée dans la fourniture de services numériques. Désormais, seul Jean-Louis Gravier se charge de ce pôle.
Concrètement, il s’agit de mettre directement en relation le prestataire de gestion de parc et les loueurs. Lorsque les loueurs reçoivent un mandat de gestion venant d’Atos, le prestataire peut désormais prendre le relais. Il s’occupe des demandes de cotations, commande les véhicules en fonction des besoins et se charge de la livraison vers Atos.
Son rôle s’étend aussi à la gestion des sinistres et/ou des contraventions. En effet, il se trouve que la boîte comptabilise environ 1 000 cas d’excès de vitesse en une année, concernant à la fois le pôle voiture de fonction et les véhicules utilitaires.
Avec l’utilisation de cet outil de gestion de flotte, beaucoup d’informations circulent. Par exemple, Jean-Louis Gravier doit désigner chaque semaine les personnes qui conduiront les véhicules en LLD. Ces informations sont envoyées chez le prestataire via un site FTP crypté.
La société Atos veille d’ailleurs à la protection de ces informations, suivant les recommandations de la CNIL. Une personne a même été désignée pour se charger particulièrement de cette protection de données.
Cela comprend les procédures à suivre, comme les déclarations à la CNIL, l’extraction des données provenant de la RH et leur transfert vers la base de données du prestataire, etc. D’ailleurs, leur prestataire de gestion de parc automobile est tenu par une clause de confidentialité dans le contrat qui le lie avec Atos.
