Indéniablement, les responsables de flotte de véhicules d’entreprise vont trouver dans la carte carburant un outil efficace non seulement pour faciliter la gestion financière de leur parc, mais aussi pour mieux contrôler l’usage et l’état des véhicules. Mais, attention, la carte carburant n’est en aucun cas une carte de réduction.
L’Observatoire du véhicule d’entreprise considérait en 2013 que l’entretien d’une flotte de véhicules de fonction pouvait représenter jusqu’à 7 % du chiffre d’affaires d’une entreprise, dont près du quart est consacré au carburant.
L’avantage principal des cartes carburant est de faciliter la gestion financière du poste… carburant. Finies les notes de frais à saisir et à rembourser. Les distributeurs vous présentent chaque mois une facture détaillée regroupant l’ensemble de vos voitures de société, que vous pouvez même, souvent, intégrer directement dans votre logiciel de gestion.
Comme les cartes de crédit, le débit est immédiat, réduisant les besoins de trésorerie en fin de mois, et elles évitent aux employés d’avoir à avancer les frais de carburant. De plus, suivant le type d’abonnement souscrit, les cartes peuvent régler également les achats annexes comme l’huile moteur, les ampoules de phare ou le lavage automatique.
Indépendamment de la quantité de carburant consommée par chaque véhicule, ces cartes carburant donnent une vision détaillée de leur usage. Grâce à Internet, vous accédez à l’heure, la quantité, le lieu, le véhicule, le conducteur… de chaque transaction. Avec le relevé kilométrique obligatoire à chaque prise de carburant, vous pouvez organiser les mises en maintenance et repérer les véhicules qu’il va falloir remplacer pour surconsommation.
À l’inverse, vous fixez « à la carte » l’usage que vous autorisez à chacun de vos employés : le plafond mensuel de consommation, le type de carburant, le lieu de retrait, ou encore, le blocage de la carte pendant les vacances.
Côté économie, cela reste anecdotique. Les remises proposées par les distributeurs dépassent rarement un ou deux centimes. De plus, entre l’abonnement et les frais de gestion, il faut compter entre 10 et 30€ HT par carte chaque année.
Enfin, pour éviter les redressements fiscaux pour avantages en nature, les règles de gestion de la TVA sont un peu tatillonnes. Un dernier conseil : éviter à votre employé de faire un détour de 30 km pour pouvoir s’approvisionner chez votre fournisseur, cela risque de vous coûter cher.
