Concernant les déplacements professionnels de ses salariés, une question se pose à de nombreuses entreprises : laquelle, de la voiture de société, ou du remboursement des indemnités kilométriques de collaborateurs utilisant leur véhicule personnel, est la solution la plus intéressante ? C’est notamment le cas des petites structures, dont le dirigeant peut envisager d’acheter sa propre voiture et en faire une utilisation mixte, à la fois professionnelle et privée. Pour y répondre, seule une simulation peut apporter une réponse claire. Quelques éléments figurent dans ce dossier.
En achetant un véhicule, l’entreprise en est immédiatement propriétaire et bénéficie donc d’une grande liberté, dans son choix, pour son utilisation, pour sa revente.
Toutefois, cette option implique l’immobilisation de capitaux importants, qui impose la disponibilité d’un excédent de trésorerie important pour éviter de déséquilibrer son budget. Et si elle opte pour le paiement à crédit, elle doit supporter les coûts financiers générés par l’emprunt et la perte de sa capacité d’endettement.
Par ailleurs, pour connaître le coût global réel qu’elle doit supporter, l’entreprise doit également tenir compte des coûts indirects, comme le carburant, l’entretien et les réparations, l’assurance auto obligatoire, ainsi que les prélèvements spécifiques.
En effet, la fiscalité relative à l’acquisition d’un véhicule de société est extrêmement pénalisante. Certes, les intérêts d’un éventuel crédit ou d’acquisition du véhicule, ainsi que certaines charges liées à son exploitation sont déductibles de l’IS au prorata des kilomètres parcourus à titre professionnel. De plus, sous certaines conditions, l’achat ou la location d’un véhicule neuf peu polluant donne droit à un bonus à déduire du prix d’achat TTC.
Toutefois, l’économie de charges est souvent amoindrie par des règles fiscales lourdes. D’une part, la TVA n’est récupérable ni sur le prix d’achat du véhicule ni sur les frais d’entretien et de réparation.
D’autre part, la société est assujettie au paiement de la taxe sur les véhicules de sociétés (TVS) applicables sans exception aux véhicules de tourisme et non déductible de l’impôt sur les sociétés (IS). Autrement dit, si le véhicule est un véhicule utilitaire ou commercial, celui-ci ne sera pas concerné par la TVS (Taxe sur les Véhicules de Société) qui ne s’adresse qu’aux véhicules appartenant à la catégorie des « voitures particulières ».
Cette dernière est basée sur le taux d’émission de CO2 du véhicule, exprimé en grammes par kilomètre. La possession d’un VP polluant parcourant plus de 15 000 km annuellement, qu’il appartienne à l’employé ou à l’entreprise, impose le paiement de cette taxe.
Par ailleurs, la déduction possible sur les amortissements est plafonnée à 18.300 € ou 9.900 € pour les véhicules les plus polluants, qui émettent plus de 200g/km de dioxyde de carbone.
Enfin, tout comme un bonus peut être accordé aux véhicules peu polluants, une écotaxe appelée « malus automobile » est exigible au moment de la première immatriculation dans le cas d’une voiture à l’émission de CO2 importante.
Lorsqu’un véhicule appartenant à l’entreprise est mis à la disposition d’un employé pour un usage mixte (utilisation autorisée pour ses déplacements privés et en dehors des heures de travail), il s’agit d’un avantage en nature imposable à inscrire dans le bulletin de paie comme complément de salaire.
Le bénéficiaire est redevable de l’impôt sur le revenu sur cet élément de sa rémunération, qu’il soit calculé au réel ou suivant un forfait, et l’entreprise doit payer des charges patronales. Si cet avantage n’est pas déclaré, en cas de contrôle fiscal, le véhicule est requalifié de voiture de société en voiture de fonction et un redressement est effectué, pénalisant et l’employeur, et l’employé.
Lorsqu’un salarié possède ou décide d’acquérir un véhicule personnel, et que celui-ci est également utilisé à des fins professionnelles, il lui donne droit au remboursement par l’entreprise des frais correspondant à ces trajets liés à son travail.
Des règles précises régissent ces déplacements : ils doivent se faire au départ de l’entreprise (et non du domicile du conducteur) et être fidèlement reportés sur un tableau de bord (date, lieu de départ et d’arrivée, objet du déplacement, nombre de kilomètres…) Le salarié bénéficiaire du dispositif ne peut en outre transporter un collègue bénéficiant des mêmes prérogatives.
Le remboursement se fait selon un barème kilométrique mis à jour annuellement et qui se base sur la dépréciation de l’automobile, des dépenses de réparation et d’entretien, des frais de remplacement des pneumatiques, de la quantité de carburant consommée et des cotisations d’assurance (mais excluant les frais de stationnement, de parking ou de péage).
Sous réserve de pouvoir justifier de toutes les charges engagées, il est néanmoins possible de rembourser une somme supérieure au barème publié. Le trajet domicile-entreprise n’est quant à lui considéré que dans des cas exceptionnels : contraintes d’horaires, l’un ou l’autre site n’est pas desservi par les transports en commun, etc.
Le salarié propriétaire du véhicule est exonéré d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales sur les indemnités qui lui sont versées. Par ailleurs, la société peut les déduire de ses résultats imposables.
En revanche, même si le véhicule n’appartient pas à l’entreprise, la TVS reste due s’il a parcouru plus de 15 000 kilomètres au cours de la période d’imposition. Le montant de la taxe s’obtient en appliquant un coefficient pondérateur suivant le kilométrage pris en compte. Plus le salarié roule avec son véhicule personnel dans le cadre de missions professionnelles, plus la TVS est importante, sauf avec un modèle de véhicule modeste. Cependant, une réduction d’impôt de 15 000 € est prévue sur le montant total de la TVS à payer.
En résumant, pour évaluer l’opportunité d’opter pour l’une ou l’autre solution, il faut comparer laquelle des deux formules est la moins lourde sur le plan des charges fiscales et sociales. Dans le cas de l’achat, il faut au préalable intégrer toutes les charges de financement et d’exploitation du véhicule, ainsi que les coûts indirects et les annualiser avant de soustraire les charges déductibles relatives aux trajets professionnels.
La location de longue durée d’un véhicule (avec ou sans option d’achat au terme du contrat) est une alternative intéressante à l’achat et au versement d’indemnités kilométriques, tant pour sa flexibilité que pour sa fiscalité simple. De plus en plus de professionnels y ont recours.
