Le traitement des notes de frais constitue à la fois une perte de temps et de productivité pour l’entreprise. Entre les salariés qui se plaignent des heures passées à saisir manuellement leurs dépenses sur les feuilles de calcul et les managers qui doivent traiter une multitude de rapports de dépenses en plus de gérer leur propre note de frais, sans oublier le département financier ou comptable qui est obligé de tout vérifier et de ressaisir, souvent à la main, les données sur son logiciel comptable, les dirigeants auront tout à gagner en fluidifiant et automatisant la gestion de leurs notes de frais.
Le remboursement des dépenses professionnelles est strictement encadré par la loi, et il convient dans ce cas de respecter des règles bien précises. Par exemple, pour certains types de dépenses comme les repas d’affaires, l’administration fiscale fixe leur nombre à cinq par mois. Au-delà, le fisc estimera qu’il y a abus fiscal et considérera ces repas comme un avantage en nature soumis aux cotisations sociales.
Voilà pourquoi il est important de définir une politique de dépenses stricte et en phase avec la règlementation en vigueur pour éviter tout dépassement.
Mais ce n’est pas suffisant, car il faudra aussi informer correctement les salariés de cette politique. Pour vous faciliter encore plus la tâche, des logiciels comme Expensya existent désormais pour automatiser le contrôle de votre politique de dépenses.
Le laxisme de certains dirigeants d’entreprise fait que, parfois, les notes de frais s’accumulent et deviennent rapidement ingérables. C’est une erreur.
Il est préférable au contraire de les traiter au fur et à mesure pour ne pas être débordé et, surtout, pour limiter les risques d’erreurs, de perte des factures ou encore d’oublis.
Grâce à un traitement au jour le jour de vos notes de frais, vous êtes à l’abri d’éventuelles déconvenues et vous éviterez les difficultés (besoin de trésorerie) que pourraient faire peser ces dépenses « exceptionnelles » sur votre trésorerie.
Cela vous permet en outre d’accélérer le remboursement de vos collaborateurs et de minimiser ainsi l’insatisfaction liée à ce processus.
Pour ne plus perdre votre temps et gagner en production, adoptez une solution de gestion des notes de frais. En plus de grandement vous simplifier la vie, ce type de logiciels assure une gestion rigoureuse des dépenses professionnelles de vos collaborateurs. Selon les professionnels, les outils d’automatisation comme Expensya permettent un gain de temps allant jusqu’à 80 %.
Désormais, les solutions de gestion de notes de frais sont accessibles en mode SaaS (applications Web et Mobile et hébergées sur le Cloud) et sont dotées d’une multitude de fonctionnalités comme la reconnaissance intelligente des dépenses, ce qui supprime la saisie manuelle des données.
