Entreprise individuelle, EIRL, société à activité commerciale, artisanale ou agricole, toutes les entreprises doivent « faire leurs comptes ». Cette opération consiste à enregistrer leurs activités économiques et commerciales dans leur comptabilité. Pour faire l’état des lieux, ces activités doivent être stoppées une fois par an. Voici ce qu’il faut savoir sur cette étape importante dans la vie d’une entreprise.
Toute entreprise devra tenir un tableau représentant l’arrêté de ses comptes. Cet outil permettra de contrôler efficacement le chiffre d’affaires jusqu’aux moindres mouvements. Il permet de donner une visibilité sur les charges, l’état de salaire de chaque employé, la situation financière de l’entreprise ainsi que les éléments fiscaux et sociaux relatifs à la pérennité de la structure.
L’enregistrement des pièces justificatives sera également facilité. Cette analyse des données chiffrées permettra d’identifier une date précise pour la clôture des comptes.
Pour « faire ses comptes », l’entrepreneur devra arrêter son exercice comptable, à une date qu’il aura choisie, afin d’obtenir avec précision ses résultats durant une certaine période.
Toutefois, il faut noter que l’auto-entrepreneur n’est pas soumis à cette obligation, bien que tenir ses comptes soit utile pour fixer ses projets de développement ou lui permettre l’octroi d’un emprunt bancaire.
Pour une entreprise, il est nécessaire de clôturer ses comptes annuels sur de bonnes bases avant de commencer l’exercice de l’année suivante. En effet, l’enregistrement des écritures comptables qui définissent la fin de l’exercice marque leur clôture.
Cette étape est indispensable afin d’identifier avec précision les points forts et les limites de son activité. Ce bilan regroupe au moins 2 éléments, dont le bilan comptable et le compte de résultat.
On entend par bilan comptable d’une entreprise, le cumul de tout ce qu’elle possède : l’actif (patrimoine, richesse) et le passif (dettes). Voici une liste non exhaustive des tâches contenues dans un bilan comptable :
Quant au compte de résultat, il retrace l’activité de l’entreprise sur la période écoulée. Il met en exergue son chiffre d’affaires et ses charges. L’établissement de ce compte est important dans un but de transparence, vis-à-vis de l’administration fiscale, mais aussi en interne, notamment lors de la présentation des comptes aux actionnaires.
Le dépôt des comptes annuels au Registre de commerce et des sociétés (RCS) est obligatoire pour les sociétés commerciales. Cette opération garantit la transparence de ces comptes. Le représentant légal de la société les dépose au greffe du tribunal de commerce, qui les publiera au Bodacc.
Notons que le dépôt au greffe du tribunal est une formalité payante, dont les tarifs sont à consulter sur le site officiel du Service Public.
Une entreprise est obligée d’arrêter ses comptes une fois par an, mais pas obligatoirement le 31 décembre. Comme la clôture des comptes permet à la société de montrer le meilleur d’elle-même sur une période donnée, il est impératif de bien choisir la date.
Ainsi, si le besoin en fonds de roulement et l’endettement sont faibles et la trésorerie au maximum, cela démontre la solidité et l’indépendance financière de l’entreprise.
Concernant l’arrêt du 1er exercice comptable, sa date est laissée au libre choix du fondateur de l’entreprise. Ainsi, il peut choisir le 31 décembre, clôturer son exercice après une période de 12 mois ou aller au-delà sans dépasser 24 mois d’exercice comptable.
Précisons que cette rallonge de durée est principalement destinée aux entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés. Cela permet de ne payer les frais d’arrêt comptable qu’une fois entre le commencement de l’activité et le premier arrêt.
En revanche, plusieurs entreprises optent pour l’arrêté comptable au 31 décembre, selon l’année civile. Ce choix peut être motivé par un point de vue fiscal. En effet, le calcul du crédit d’impôt pour la compétitivité et l’emploi (CICE) se fait selon l’année civile. En outre, les impôts et charges calés sur l’année civile sont plus faciles à régler et à suivre.
Comme le choix de la date est libre, l’arrêté comptable peut se faire en cours d’année. Le dirigeant peut ainsi l’adapter aux cycles d’activité de son entreprise.
Par exemple, un commerçant a intérêt à clôturer ses comptes après le mois de janvier, une fois achevées les périodes d’affluence et des soldes.
Les périodes creuses sont ainsi favorables à l’établissement des inventaires et de l’arrêt annuel.
Par ailleurs, arrêter ses comptes en cours d’année permet également l’anticipation des changements fiscaux et sociaux. En effet, les réformes étatiques en matière fiscale et sociale interviennent généralement au 1er janvier d’une année civile.
