La mise en place d’un système efficace de prise en charge des délais de paiement est essentielle pour assurer la santé financière de l’entreprise. Afin d’aider les fournisseurs et les donneurs d’ordre à mieux gérer les risques de retard de paiement, divers conseils et mesures leur sont recommandés par la Médiation des entreprises.
D’après le cabinet Altares, près du ¼ des entreprises qui font faillite sont victimes des retards de paiement. Limiter les risques dans ce domaine est donc une tâche essentielle dans la gestion des délais de paiement.
Les solutions préconisées par la Médiation des entreprises sont essentiellement basées sur la conception et l’application de mesures drastiques concernant les pénalités de retard pour les deux parties, retard de livraison de la commande par le fournisseur ou retard de paiement du donneur d’ordre.
En ce qui concerne la gestion des retards proprement dite, du côté des fournisseurs, les systèmes d’affacturages peuvent représenter une solution efficace pour éviter les soucis de trésorerie. La mise en place de cartes d’achats et l’utilisation de bons logiciels de paiement fournisseurs simplifieront également la prise en charge des risques de retard de paiement ou d’impayés.
Une bonne gestion des factures permettra de maîtriser les risques de retard de paiement. En effet, en premier lieu, ce document doit être rédigé de manière parfaitement claire et détaillée afin d’en faciliter la lecture par le destinataire. Par ailleurs, le client qui passe commande doit également inclure dans cette dernière toutes les informations requises pour la rédaction de sa facture.
Ensuite, le procédé de transmission des factures doit également être optimisé d’une part, et sécurisé d’autre part. Les différents systèmes de dématérialisation des documents offrent aujourd’hui diverses possibilités, mais la multiplicité des solutions rend complexe l’unification des documents.
La mise en place d’outils mutualisés et interopérables notamment des points d’accès uniques pourra simplifier le travail des responsables au sein des PME et des grands groupes. L’utilisation des factures au format PDF simple et de la signature électronique est ainsi encouragée.
